記念誌・社史制作の手順 準備
社史編纂・記念誌制作
周年記念誌・社史制作の手順 準備
準備—体制づくりをしっかりと
堅苦しく言いますと、記念誌や社史の編纂は通常は発案者の提言に基づいて役員会で起案され、決定されると準備委員会が設けられて、編纂委員の任命および編纂委員会が設置され編纂作業が開始されます。ここでは記念誌・社史制作の手順ということで編纂委員会の設置から話を始めます。
本来、編纂委員会は、組織のトップが委員長となり、役員や理事および管理職全員が委員となるべきもので、実務を推進する担当者として、総務・広報・経営企画などから「実行委員」が人選されます。これが私どもの言う「制作ご担当者」です。
大組織の中には恒常的な「記念誌・社史編纂室」を設けて、いつ記念誌や社史がつくられることになってもいいように日々資料収集など怠りなくやっている団体や会社もあるにはあるのですが、そういうケースは本稿で取り上げず、ごく一般的な組織の場合で考えていきます。それも、「実行委員」の方々が、「専任」でなく、本来業務も行いながら、私どものような記念誌社史制作業者を利用して編纂業務を進め、完了させるというケースを前提にします。
言うまでもなく、記念誌や社史の編纂は組織の絶対的な主体行動ですから、制作業者を利用するかどうかは単なる手段の一つにすぎないものです。できれば企業の「社史編纂室」のように、すべての制作作業を内部で完結して、印刷製本だけを外注するのが理想的でしょう。しかし現実には、「専任」担当者さえ設定するのが困難なケースがほとんどです。その中で記念誌や社史をつくるとすれば、業者を利用し、業者のアドバイスを受けながら効率的に進行するという選択も合理的ではあります。ですが、「記念誌・社史編纂は団体組織の絶対的な主体行動」であることには変わりはないので、そうした緊張感の中で作業が進行すべきであることは念頭に置いておかねばなりません。
記念誌・社史編纂の主役「実行委員会」
こういう前提を置いた上で、「実行委員会」はどういう体制をとるべきでしょうか。私どもの経験から解説してみます。
まず、人員数ですが、少なすぎるよりも多すぎることを避けねばなりません。それぞれ本来業務を持ちながらも、必要に応じてすぐにミーティングができ、常に完全な情報共有や意思疎通ができるようにします。つまり「結束」が命です。人数でいえば、5〜6名が上限です。
役割を分けるとすれば、責任者1名、業者との窓口業務1名、内部連絡係1名、補助1〜2名という感じでしょうか。責任者はトップをはじめ「編纂委員会」の全員に接触できる人、業者窓口は責任者の意向を遅滞なく業者に伝えられる人、内部連絡係は各部からの情報収集や進捗状況の各部への連絡を行う人、補助者は、例えば掲載写真収集や校正専門スタッフなど、ということになります。これらは実質的には兼務も可能なので、極端な場合は責任者の方お一人だけでも記念誌・社史は立派に出来上がります。
というのは、しっかりした企画さえ出来ていれば、私ども専門業者はその方向性に沿って制作作業をどんどん進め、途中の必要なタイミングで途中の成果物についてチェックをお願いし、ＯＫを頂く、あるいは修整指示を頂き修整することを重ねて完成まで運ぶことが可能だからです。
これについて、実際の制作作業がどのように進行するか、弊社とお客様の側の役割分担を示す形で作った表がありますのでご覧ください。
●制作業者と御社の役割分担表
この表は記念誌・社史一般の進行表（工程表）でもありますので、内容をできるだけ把握しておいてください。
「編纂委員会」と「実行委員会」の権威づけ
ご担当者お一人だけでも記念誌・社史は出来ると言いましたが、制作業者として困ることは、企画の段階から、とりあえず窓口さえ設けておけば、あとは業者がいろいろ提案などしてくるだろうから、それをみんなで見て考えようということで、きちんとした「実行委員会」がなかなか作られないことです。
年齢も若く内部的な発言力もほとんどない社員・職員様が窓口になったままですと、どうしても「責任者」たり得ないので、その方が一所懸命資料集めなどの作業をされてもそれが結局使われないことになったり、各部の人がその方の依頼になかなか応じてくれなかったりして、企画もまとまらないまま編纂作業が空転してしまいます。
ここはしっかり、「編纂計画」「編纂委員会」「実行委員」というものを組織として全員に正式に周知させ、その通りに制作体制も整える必要があります。下記のような内部通達を内部コミュニケーション誌掲載やその他の方法で発出しておけば、制作は格段に順調に進捗することになります。
●記念誌・社史編纂の通達サンプル
こうして、編纂体制をしっかり構築した上で、チームワークを十分に発揮しながら記念誌・社史づくりを進めていきましょう。
